Операции по выдаче подотчетным лицам денежных средств осуществляются при помощи документов Денежный ордер и Денежный чек. Погашаются расходы подотчетников Авансовым отчетом.

Выдача денежных средств из кассы

Денежным чеком

Денежные чеки можно оформить в разделе Деньги -> Денежные чеки (Рис.1)

Рис.1 Раздел Деньги -> Денежные чеки

с помощью кнопки “Создать” (Рис.2).

Рис.2 Создаем денежный чек

Заполняем поля

Организацию и счет с которого расходуются деньги. По умолчанию они будут заполнены данными той организации и счетом под которым вы авторизовались (вошли) в программу. По желанию их можно изменить, если у вас есть доступы к другим организациям и счетам (Рис.3).

Рис.3 Заполняем поле Организация

Направление денег — Расход/Приход (Рис.4).

Рис.4 Заполняем поле Направление

Вид движения денег — выбираем Расчеты с подотчетными лицами (Рис.5).

Рис.5 Заполняем поле Вид движения

Объект — это сотрудник которому выдают деньги из кассы под отчет. Его выбираем из списка контрагентов (Рис.6,7).

Воспользовавшись поиском выберите нужного сотрудника/контрагента и нажмите кнопку «Выбрать» (Рис.8).

Сумма — это сумма денежных средств, выданная на руки через кассу/денежный счет который вы указали в табличной части документа (Рис.9).

Рис.9 Заполняем поле Сумма

Комментарий служит для дополнительной информации по выданным деньгам из кассы под отчет. Это поле не является обязательным для заполнения (Рис.10).

Рис.10 Заполняем поле Комментарий, при необходимости

После заполнения документа нажмите кнопку «Провести и закрыть» (Рис.11).

Рис.11 Проводим документ

Документ будет отражаться в журнале денежных чеков так (Рис.12).

Рис.12 Отображение документа в журнале денежных чеков

Денежным ордером

Откройте раздел Деньги -> Денежные ордера (Рис.13)

Рис.13 Раздел Деньги -> Денежные ордера

с помощью кнопки “Создать” (Рис.14).

Рис.14 Создаем Денежный ордер

Заполните документ по принципу Денежного чека (Рис.15).

Рис.15 Заполняем докумнент

Авансовым отчетом

Выдать деньги под отчет можно так же авансовым отчетом (Рис.16).

Рис.16 Выдаем деньги под отчет Авансовым отчетом

Через Регистратуру

Рис.17 Раздел Регистратура -> Регистратура

Рис.18 Управление кассой -> Изъятие денег

Рис.19 Проставляем нужный Вид движения денег

Рис.20 Выбираем объект платежа из списка сотрудников клиники

Рис.21 Вводим нужную сумму

Через рабочий стол кассира

Рис.22 Раздел Склад  -> Регистрация розничных продаж

Заполнение чека на изъятие так же как и на Регистратуре (Рис.23).

Рис.23 Заполняем чек на изъятие

Разница между Денежным чеком и Денежным ордером

Денежный чек регистратор может создать через свое рабочее место и на одного контрагента. Денежный ордер позволяет создать выдачу денег из кассы на разные суммы и разным контрагентам в одном документе. И этим документом может распоряжаться только сотрудник у которого есть доступ к денежным ордерам, что обеспечит выдачу денег из кассы конфиденциальным мероприятием (Рис.24).

Рис.24 Создаем Денежный ордер

Авансовый отчет

Списание израсходованных подотчетных денег

Авансовые отчеты находятся в разделе Деньги -> Авансовые отчеты (Рис.25)

Рис.25 Раздел Деньги -> Авансовые отчеты

Это отчет об использованных деньгах, выданных контрагенту из кассы. Для его создания нажмите кнопку “Создать” (Рис.26).

Рис.26 Создаем Авансовый отчет

В поле Подотчетчик выберите из списка контрагента, который отчитывается за использование денежных средств (Рис.27).

Рис.27 Заполняем поле Подотчетчик

Автоматически будет сформирована сумма всех выданных денег указанному контрагенту за весь период (Рис.28).

Рис.28 Сумма всех выданных денег указанному контрагенту будет сформирована автоматически

Заполняем документ. Нажмите кнопку «Добавить» и заполните колонки документа.

Направление — Расход (направление денег) (Рис.29).

Рис.29 Заполняем поле Направление

Вид движения — Расчеты с подотчетными лицами из списка (Рис.30).

Рис.30 Заполняем поле Вид движения

Объект платежа с какого денежного счета были выданы деньги (Рис.31).

Рис.31 Заполняем поле Объект платежа

Сумма использованная сумма подотчетным лицом (Рис.32).

Рис.32 Заполняем поле Сумма

При этом сумма на остатке выданных под отчет денег (Рис.33).

Рис.33 Сумма на остатке выданных под отчет денег

Перерасход денежных средств

Когда подотчетное лицо использовал больше денежных средств, чем было выдано ему в авансовом отчете это можно отразить так (Рис.34)

Рис.34 Отражение перерасхода средств выданных в авансовом отчете

В таком случае, организация выдает из кассы подотчетному лицу эту сумму.

Отчет по взаиморасчетам с подотчетниками

Откройте любую подсистему программы и перейдите в Отчеты по бизнесу (Рис.35).

Рис.35 Отчеты по бизнесу

Выберите раздел Взаиморасчеты (Рис.36).

Рис.36 Выбираем раздел Взаиморасчеты

Укажите нужный Вам период и нажмите кнопку  «Сформировать» (Рис.37).

Рис.37 Указываем нужный период и нажимаем «Сформировать»

Чтобы расшифровать любую сумму в отчете, кликните мышкой по этой сумме (Рис.38).

Рис.38 Расшифровываем сумму в отчете

В результате Вы получите детальную расшифровку по документам по данному  контрагенту (Рис.39).

Рис.39 В результате получим детальную расшифровку