Заказы поставщикам

by enote-team | 05.02.2018 14:33

Для оптимального пополнения товарных запасов на складах в программе разработан отдельный модуль — Заказы поставщикам, который позволяет создавать заказы и вести контроль за их текущим состоянием. Чтобы сформировать заказ, переходим в раздел «Склад» и выбираем в меню «Заказы поставщикам» (Рис. 1).

[1]

Рис.1 Переход в сервис формирования документа «Заказ поставщику»

В открывшемся окне мы видим списки наших заказов и их статусы (Рис. 2). У заказов поставщикам 4 статуса — черновик, утвержден, выполнен, неактуален. В нижней части окна показана расшифровка всех возможных стадий заказа в зависимости от выполняемых с ним действий.

[2]

Рис.2 Список и статус заказа

Для формирования нового заказа поставщику нажимаем «Создать» (Рис.3).

[3]

Рис. 3 Создание документа заказа

Настройка заказа

Устанавливаем дату актуальности заказа

В открывшемся окне заказа поставщику указываем до какой даты будет актуален наш заказ (Рис.4). Например, мы хотим сделать заказ товара на ближайшие две недели — значит срок актуальности заказа у нас 14 дней. Если  за эти 14 дней товар не поступит — он автоматически станет неактуальным и система перестанет его отслеживать и заказ перейдет в статус «Неактуальные». Если хотим заказать на месяц — дату актуальности можно изменить вручную на 30 дней.

[4]

Рис. 4 Дата актуальности заказа

Количество дней, на которое нужно обеспечить товарный запас

Далее, указываем на какое количество дней нужно обеспечить товарный запас на складе (Рис.5). При создании нового заказа, по умолчанию в этом поле уже проставлено 14 дней. Количество дней можно увеличить либо уменьшить вручную, в зависимости от того, как часто у Вас поставки товаров.

[5]

Рис. 5 Количество дней, на которое нужно обеспечить товарный запас

Период продаж

Период продаж — это определенный период времени за который программа пересчитывает сколько и каких товаров было продано. Период можно выбрать на свое усмотрение, это может быть месяц, квартал или даже год (Рис.6). Чем больше период — тем точнее анализ.

[6]

Рис. 6 Определяем период продаж

Выбор складов для анализа остатков и продаж

Если для составления заказа мы хотим проанализировать какой-то конкретный склад — выбираем этот склад, если интересуют продажи по всем складам клиники — оставляем «все склады». Чтобы указать нужные для расчета склады — в строке «Анализировать остатки и продажи на складах » нажимаем на выделенную синем цветом надпись и в открывшемся списке выбираем нужный склад (Рис.7).

[7]

Рис. 7 Выбираем склады для анализа остатков и продаж

Выбор поставщика

Если, к примеру, ранее товар уже закупался у каких-либо поставщиков и Вы определились кому из них хотите сделать заказ — есть возможность выбрать нужного поставщика при формировании заказа (Рис.8). Если это поле не заполнено — при расчете будут учитываться все возможные поставщики.

[8]

Рис. 8 Выбор поставщика

Выбор группы товаров

Чтобы заказать только товары из определенной группы, к примеру, только Корма — выбираем её сразу в настройках. Для этого нажимаем на выделенную синим надпись в поле «Отобрать товары из», в открывшемся окне добавляем нужные группы и нажимаем «Применить» (Рис.9).

[9]

Рис. 9 Выбираем группы товаров

При создании заказа у него автоматически проставляется статус «Черновик», при этом можно добавлять в заказ товары и количество, которое необходимо заказать.

Добавление заказываемых позиций из списка товаров

Сколько и какие позиции заказать — добавлять можно прямо из списка товаров. Список можно настроить, как удобно пользователю, оформляющему заказ:

Вид подбора Список

Выбрав вид подбора Список — в данном отборе все номенклатурные позиции отображаются обычным списком, отсортированном в алфавитном порядке. Можно найти нужную позицию двигаясь вверх/вниз по списку, либо начав набирать несколько первых букв названия. После этого двойным кликом добавляем нужную позицию и в появившемся окне указываем необходимое количество (Рис.10)

[10]

Рис. 10 Подбор товара списком

Вид подбора Иерархия

Еще один вариант подбора — Иерархия. В данном случае список товаров отображается в иерархическом порядке, видны группы товаров, что дает возможность открыть нужную группу и добавить в заказ товары только из выбранной группы (Рис. 11)

[11]

Рис. 11 Отображения списка подбора по иерархии

Ручное добавление позиций в заказ

При ручном подборе товара — нужные позиции добавляются через строку «Поиск». Вручную прописывается название товара либо его часть, после этого из найденного списка выбираете нужный товар и двойным кликом по строке с товаром добавляете в заказ (Рис.12)

[12]

Рис.12 Ручной подбор товара для заказа

Автоматическое заполнение заказа по рекомендации

При расчёте рекомендации можно учитывать или не учитывать скорость продаж. Если выбираем учитывать скорость продаж — программа анализирует продажи за указанный период, в противном случае — рассчитывает необходимое для заказа количество на основании резервов.

Расчёт рекомендованного количества с учетом скорости продаж

Скорость продаж — это аналитика оборачиваемости товара на складе за определенный период, это дает возможность оценить потребность в товаре по всему складу на момент оформления заказа. Иными словами, скорость продаж — это отношение количества проданного товара к количеству дней на остатке (дней на остатке — это количество дней, которые товар находился на складе в рамках выбранного периода отчета).

К примеру, за месяц продалось несколько видов корма в одинаковом количестве, но при этом скорость продаж у них разная (Рис.13).

[13]

Рис.13 Скорость продаж

После заполнения и проставления галочки «Учитывать скорость продаж при расчете рекомендации» — в табличной части формирования заказа программа выведет значения, удовлетворяющие настройкам расчета.  Все данные, необходимые для расчета выводятся в соответствующих колонках. А именно: Номенклатура; Ед. измерения; Текущий остаток; Продажи; Скорость продаж; Товарный запас, дней; Заказано; Точка заказа; Резерв и Рекомендовано. Для удобства в работе с рекомендованными позициями можно нажать кнопку «Показать только рекомендуемые товары»(Рис.14).

[14]

Рис. 14 Данные, участвующие в расчете рекомендации

Рекомендация в данном случае рассчитывается по формуле — (Скорость продаж * Число дней обеспечения запасом) + Резерв — Текущее количество — Заказано. На примере корма посмотрим, как работает формула (Рис. 15) :

[15]

Рис. 15 Расчет рекомендуемого количества

Теперь можем выбрать товары, которые нам нужно закупить. Для этого можно воспользоваться рекомендациями программы и нажать «Заполнить по рекомендации» (Рис.16), если что-то нужно помимо рекомендации — можем это добавить вручную.

[16]

Рис. 16 Заполняем заказ по рекомендации

Формирование заказа по резервам

Для того, чтобы программа рассчитала рекомендованное количество по резервам — их нужно прописать в номенклатурных картах. В карте номенклатуры есть возможность указать 2 значения, это — точка заказа и резерв.  Точка заказа всегда меньше, либо равна резерву. Например, точка заказа может быть 10 шт., а резерв — 50 (Рис.17). Это значит, что пока на складе больше 10 штук мы ничего не заказываем, а как только станет меньше — заказываем столько, чтобы снова было 50.

Обратите внимание! Точка заказа всегда меньше, либо равна резерву.

[17]

Рис. 17 Настройка резерва в номенклатурной карте

При заполненном резерве в карте номенклатуры товара, при выборе его в документ заказа поставщику, автоматически подтянется точка заказа, резерв товара и остаток, исходя из этих данных просчитается рекомендуемое количество для заказа товара (Рис.18). В данном случае рекомендация считается по формуле — Резерв — Точка заказа(если значение меньше резерва) либо, если в номенклатуре не выставлена точка заказа — Резерв — Текущий остаток. После чего, аналогичным образом заполняем заказ нажав кнопку «Заполнить по рекомендации».

[18]

Рис. 18 Отображения по резервам при формировании заказа

Проведение и утверждение заказа

После выбора товаров для заказа проводим документ (Рис.19)

[19]

Рис.19 Проведение созданного документа заказа

Проведенный документ заказа остается в статусе «Черновик»  до момента утверждения заказа (Рис.20)

[20]

Рис.20 Отображение в списке заказов созданного документа заказа поставщику

Утверждение заказа выполняется в самом документе заказа поставщику (Рис.21)

[21]

Рис.21 Кнопка «Утвердить заказа»

Обратите внимание! Для возможности утверждения заказов поставщикам необходимо настроить права доступа и указать кто имеет такое право.  Пользователь с этим правом может перевести заказ в статус Утвержден. Права настраиваются в разделе Заказ поставщику (Рис.22)

[22]

Рис. 22 Настройки прав

Выбор поставщика для заказываемых товаров

После проведения и утверждения заказа появляется возможность указать поставщиков и цены для заказанных товаров.

В левой части документа, во вкладке «Поставщики и цены» отображаются дата последнего поступления и цена, по которой был куплен товар. Можно заполнить поставщиков и цены автоматически по имеющимся ценам, либо это можно сделать вручную.

Для заполнения заказа по поставщику, у которого в последний раз закупали товар и по его ценам — нажимаем «Подобрать поставщика».  Если хотим выбрать поставщика по минимальной цене — нажимаем «Самый дешёвый заказ» (Рис.23).

[23]

Рис.23 Кнопки подбора поставщика

Если товар еще не закупался — подтянуть автоматически поставщика не получится, о том что не удалось выбрать поставщика программа выдаст сообщение (Рис.24), в таком случае поставщик добавляется вручную. После чего нажимаем «Провести и закрыть».

[24]

Рис.24 Заполнение по поставщикам

Дата актуальности заказа

Если товар так и не бал поставлен в указанный срок (прошла дата актуальности),  его статус автоматически меняется на «Неактуален». Можно перевести заказ в «Неактуальные» пометкой на удаление (выбрать из списка нужный заказ, нажать правую кнопку мыши и выбрать «Пометить на удаление/снять отметку»)(Рис.25).

[25]

Рис. 25 Список неактуальных заказов

Если по какой-то причине заказ не будет поступать, его можно вернуть в Черновики из статуса Утвержден (Рис.26)

[26]

Рис.26 Возврат документа в черновики

Комментарии к заказу в целом и к отдельным позициям заказа

К документу заказа можно добавлять комментарий. При внесении  комментария в сам документ заказа — комментарий отобразится и при просмотре списка всех документов заказов (Рис.27).

[27]

Рис.27 Отображение комментария их документа

Так же, в  табличную часть заказа добавлено поле «Комментарий» — где можно указать комментарий для каждой конкретной позиции в заказе, а не общий комментарий по документу (Рис.28).

[28]

Рис. 28 Комментарий на конкретный товар

При отправке заказа с комментариями по электронной почте — программа выдаст сообщение «Отправлять комментарий?» (Рис.29). Нажимаем «Да», если хотим, чтобы поставщик получил Ваш комментарий к заказанным у него позициям.

[29]

Рис.29 Разрешение на отправку комментария

Сам заказ, который отправляется поставщику,  будет выглядеть следующим образом (Рис.30):

[30]

Рис.30 Отображение комментария в отправляемом бланке

Отправка заказа поставщику

Есть возможность распечатать документ заказа для отправки по факсу, а так же можно сделать отправку по электронной почте. Для печати бланка нажимаем кнопку “Бланки” и открываем нужный нам бланк по заказу (Рис.31)

[31]

Рис.31 Бланк документа заказа

Открывается выбранный бланк заказа. Его можно распечатать или прямо из этой формы отправить поставщику по электронной почте (Рис.32)

[32]

Рис. 32 Открываем бланк заказа

Либо, можно сразу отправить заказ по электронной почте, для этого нажимаем кнопку «Отправить заказ поставщику» (Рис.33)

[33]

Рис.33 Отправка на почту документ заказа

Полное и частичное поступление товаров на основании заказов и отображение в списке заказов

Если заказанный товар пришел,  находим в списке наш уже утверждённый заказ, выбираем «Создать на основании» → «Поступление товаров и услуг[34]» (Рис.34)

[35]

Рис.34 Кнопка формирования документа поступления, на основании заказа

Поступление будет сформировано на основании документа заказа поставщику. Указываем нашего поставщика, который был заполнен в документе заказа, автоматом программа подтянет все позиции, которые были заказаны у данного поставщика. Оформляем поступление товаров, нажимаем «Провести и закрыть» (Рис.35)

[36]

Рис.35 Документ поступления на основании заказа поставщикам

Поступившие товары будут отмечены в заказе серым цветом. В строчке с поступившим товаром сразу будет виден номер документа поступления (Рис.36). В списке заказов частично оприходованный заказ будет отмечен соответствующим значком «оприходован частично».

[37]

Рис.36 Отображение поступившего товара

Когда все товары поступают на склад, статус заказа автоматически меняется на «Выполнен».

Source URL: https://enote.cloud/inf/encyclopedia/zakazy-postavshhikam