График работы сотрудников клиники


Назад к оглавлению энциклопедии

Заполнить время работы врачей и сотрудников  можно через раздел  Персонал  — График работы (Рис.1):

Рис.1

Рис.1

Либо, в разделе РегистратураПредварительная запись (Рис.2):

Рис.2

Рис.2

на рабочем столе «Предварительной записи»,  нажав кнопку «Графики работы» (Рис.3):

Рис. 3

Роли сотрудников

Перед тем, как заполнять график, нужно определиться с ролями сотрудников. Это функциональные обязанности, которые будут выполняться в процессе работы. Роли создаются в разделе Персонал  — Роли сотрудников (Рис. 4):

Рис. 4

Рис. 4

В открывшемся разделе создаем роли для группы сотрудников клиники (Рис.5):

Рис. 5

Например, для сотрудников-грумеров мы создаем роль «Грумер/стрижка», т.е нужно внести только название роли, которое будет удобно для работы.

Cмены

Смены  указываем/создаем в разделе Персонал  — Смены (Рис. 6):

Рис.6

Рис. 6

В справочнике смен (Рис. 7):

Рис. 7

можно задать время смены, длительность, пять признаков (набора галочек):

  • засчитать как рабочие часы (данные часы в графике работы будут считаться рабочими для зачета в заработную плату);
  • работа с пациентами (доступен, когда установлен флаг «Засчитать как рабочие часы». Позволяет выбирать врача в его рабочее время для передачи и указания ответственного.  Если флаг «Работа с пациентами» установлен, и происходит сброс флага «Засчитать как рабочие часы», то «Работа с пациентами» также сбрасывается и становится недоступным)
  • разрешить запись (позволяет сделать предварительную запись к этому сотруднику в эту смену. Становится доступным, когда установлен флаг «Работа с пациентами»);
  • разрешение одновременной записи (становится активным при наличии галочки «Разрешить запись», дает записать одновременно не одно животное);
  • работа вне клиники ( сотрудник работает, но не на постоянном рабочем месте/не в клинике. Этот флаг доступен, если установлен флаг «Засчитать как рабочие часы»).

А также указать до 4-х ролей.

Для того, чтобы добавить смену, нужно нажать кнопку «Создать». В открывшемся окне указываем  наименование смены, время «от и до», выбрать цвет для отображения в графике работы, проставляем нужные галочки /признаки для этой смены, а также можем указать роли во время смены (Рис.8, 9):

Рис. 8

Рис. 9

Заполнение и настройка графика работы

На Рис.10 представлен пример готового графика работы нескольких сотрудников на неделю:

Рис. 10

Обратите внимание на смещение записей.

Под датой (днем недели) есть скрытое поле с временем от 0 до 24 часов . Запись смещается вправо или влево зависимо от времени работы смены.

Настройки графика

Перед началом заполнения графика работы сотрудников перейдем к его настройкам. Настройки позволяют выбрать клинику/подразделения (Рис.11),:

Рис. 11

сделать отбор списка сотрудников, которые будут отображаться при заполнении графика (Рис.12):

Рис.11

Рис.12

Обратите внимание:
Автоматически в список выводится все сотрудники клиники/организации.
Без применения отбора сотрудников в график попадут все сотрудники у которых есть доступ к организации/подразделению.
При отборе списка сотрудников в таблицу графика, в списке выбора сотрудников будут только те сотрудники, у которых есть доступ к организации/подразделению.

В рабочий календарь, для заполнения рабочих часов стандартно выводится 7 дней, с текущей даты. Бывают случаи, когда график врача нужно заполнить, к примеру, на следующий месяц, неделю или конкретный день. В таком случае при заполнении графика мы легко можем выбрать нужный период (Рис.13):

Рис. 13

И в зависимости от периода: «день» —  указываем число, если выбрали период «месяц» — указываем месяц, и соответственно если выбран период «неделя», то выбираем неделю месяца по которой будем заполнять график (Рис.14):

Рис.13

Рис.14

Кнопка «Настройки» (Рис.15):

Рис. 15

дает возможность работы с вариантами смен. Кнопка открывает весь список смен которые ранее были созданы. Сразу из этого окна мы можем создать новый вариант смены, и отредактировать (продолжительность, оформление, признаки) уже существующих вариантов смен сотрудников.

Переходим к заполнению графика по сотруднику.

Время работы сотрудника

Для того, чтобы проставить время работы, ставим курсор на ячейку на пересечении строк нужного сотрудника и даты. Открывается форма «Заполнения календаря: График работы сотрудников» (Рис.16):

Рис. 16

В трафаретке заполнения выбираем смену, если сотрудник работает по смене. При выборе смены автоматически отобразятся часы работы «от..» и «до…» с подсчетом общего количества рабочих часов,  и «Признаки» (галочки: запрет записи, разрешение и тд), которые были указаны при создании смены (Рис.17):

Рис. 17

Если смена выбрана, но смещаются часы работы, например сотрудник разово будет работать на час больше/меньше — указываем это в соответствующем поле  (Рис.18):

Рис. 18

Тоже самое с галочками.

Обратите внимание! Если при заполнении графика меняем время работы смены»от» и «до» — изменения в количестве часов сработают только для этого сотрудника.

Если сотрудник работает не по смене, указываем вручную время его работы «с» и «до» (Рис.19):

Рис. 19

Выбираем «Роль» для сотрудника в графике (Рис.20):

Рис. 20

В случае,  когда рабочие часы/смены и роли сотрудника не меняются, т.е сотрудник работает по одному и тому же графику какое-то количество дней/недель — при заполнении графика можем указать период заполнения (Рис.21):

Рис. 21

Таким образом график будет заполнен не на день, а на период, который мы указали.

Также, можно указать сразу несколько трафареток (рабочих смен) одновременно для выбранного периода. В таком случае они будут заполняться по очереди, пока не заполнится весь период выбранный в графике. Например:

Рис. 22

Так выглядит заполнение в графике:

Рис. 23

Рабочие часы можно переносить со смещением на следующий день. Если рабочее время «до/по» равно или меньше времени «с», то запись смещается на следующий день, пример:

Рис. 24

Так выглядит эта запись в графике:

Рис. 25

После сохранения график сотрудника  остается быть доступным для редактирования. Нажатием на запись графика или нажатием правой кнопки мыши на запись в графике открываем форму для изменения, где можем поменять роль, смену, часы работы (Рис.26):

Рис. 26

Если график составлен не верно, есть возможность его удалить через форму изменения графика (Рис.27):

Рис. 27

либо кликнув по окну с графиком правой кнопкой мыши (Рис.28):

Рис. 28

Видео пример заполнения графика сотрудника на несколько дней разными сменами:

Просмотр и печать готового графика

Заполненный график работы сотрудников можно компактно просмотреть через настраиваемый отчет «График» и при необходимости распечатать.

В программе отображение графика в виде отчета можно найти тут (Рис. 29):

Рис. 29

При открытии отчета по умолчанию ставится период нашего графика, также есть кнопка «Сформировать», которая формирует отчет, кнопка «Настройки прав доступа», кнопка «Настройки», а также отборы «Клиники» и «Сотрудники»:

Рис. 30

Для того, чтобы выбрать какие показатели, итоги и расчеты показывались в нашем отчете, нужно нажать на кнопку «Настройки»:

Рис. 31

Настройки разделены на три колонки:

  • показатели (количество часов, период (время работы), название смены);
  • итоги (часы, дни, смены, по видам смен);
  • прочее (группировки, часы вне клиники, эффективные часы на приеме, выводить нерабочее время).

Рассмотрим подробнее каждую галочку.

Количество часов — при наличии этой галочки в отчете будет отображаться длительность смены, в часах.

Период — при наличии этой галочки в отчете будет отображаться время работы от и до.

Название смены — при включении этой галочки будет отображаться название смен, если снять галочку — названия не будут отображаться.

Часы, дни, смены — при наличии галочек в отчет добавляются одноименные колонки.

По видам смен — при наличии этой галочки будет отображаться расшифровка количества часов, смен и дней по каждому виду смен, которые присутствовали в графике работы за период отчета.

Группировки (сотрудник, Сотрудник/Клиника, Клиника/Сотрудник) — тут можно выбрать в каком порядке будут отображаться строки Сотрудник, Клиника и будет ли строка отчета Клиника вообще.

Часы вне клиники — при нажатии на галочку, в отчет при его формировании будет включена колонка с часами работы вне клиники.

Эффективные часы на приеме — галочка включает отображение в отчете двух расчетных показателей: эффективные часы и эффективные часы, %.

Выводить нерабочее время — при наличии этой галочки в отчет будет выводиться информация из графика работы по всем сменам, и в которых отсутствует галочка «Засчитать как рабочие часы» в том числе. Если галочка не проставлена, то в отчете будет исключительно информация по рабочим сменам.

В отчете можно выбрать клиники и сотрудников, по которым формируется отчет. Для этого нужно нажать на поле выбора клиники (сотрудника) и добавить в список нужные организации/подразделения (сотрудников) или оставить список пустым (в этом случае будет проставлен вариант отбора «все клиники» или «все сотрудники»):

Рис. 32

Рис. 33

После того, как настройки  выбраны и сделаны отборы, для формирования отчета нажимаем «Сформировать» и видим результат:

Рис. 34

Продолжение

Рис. 35

Эффективные часы используются для оценки эффективности рабочего времени врача. Если рабочее время врача 168 часов/месяц, это не значит, что сотрудник эффективно их отработает. Единственное время, когда врач эффективен — время, когда он принимает пациента. Найти это время можно в истории состояний предварительной записи пациента. Как бы не пришёл клиент, там будет информация, когда приём начат и завершен. Но, нам интересно не само время, а соотношение. Например, из 168 часов на приёме доктор провёл 80. Это эффективность 50%. Бывает и наоборот, он провёл 200 часов на приёме, потому что часто задерживался после работы. Или принимал параллельно не одно животное. Поэтому мы используем соотношение эффективных часов на приеме к рабочим часам, в %.

Формула расчета эффективных часов имеет следующий вид:

Эффективные часы = время на приеме за период, выбранный в графике, в секундах/60/60,

где время на приеме за период в секундах — это сумма за весь период, выбранный в графике, времени от начала состояния предварительной записи «На приеме» до смены этого состояния на любое другое;

60 и 60 — это деление с целью приведения секунд до часов (в одном часе 3600 секунд).

Результат округляется до десятых и вводится в таблицу.

Эффективные часы в % рассчитываются по следующей формуле:

Эффективные часы, %= Эффективные часы/Рабочие часы за период*100

Результат округляется до целого.

Примечание. Время на приеме, меньшее чем 1 час (3600 секунд) за весь период, не учитывается и не отображается в отчете

Пример расчета.

Рис. 36

Время на приеме составило 3723 с. Таким образом, эффективные часы = 3723/60/60 = 1,0 час

Рабочих часов за период было 17 часов.

То есть, эффективные часы, % = 1,0/17*100 = 6 %

Для печати или сохранения графика нажмите соответствующие кнопки (Рис. 37):

Рис. 37

Здесь же можно изменить масштаб отображения отчета в окне:

Рис. 38

Версия для печати


Top