Пытались ли Вы использовать систему «Менеджмента с открытыми картами» в Вашей ветеринарной клинике?

И почему это мотивирует Вашу команду достигать вершин.

Если Вы владелец или управляющий ветеринарной клиникой, Вы наверняка задавали себе следующие вопросы:

• Сколько денег мы зарабатываем?
• Куда все они уходят?
• Как мы можем управлять бизнесом эффективней?

Эти вопросы могут показаться достаточно простыми, но ответы на них могут рассказать многое о ведении бизнеса и других деловых операциях.

Самый дорогостоящий расход, с которым сталкивается ветеринарная клиника — это человеческие ресурсы. Совсем не просто собрать высококачественную, продуктивную команду и обходится она будет тоже дорого. Хорошо обученная, проинформированная команда способна предоставить Вам здоровую рабочую атмосферу и высокую работоспособность. Таким образом, очевидно, что обучение своей команды основам бизнеса является выгодным вложением по двум основным причинам. Во-первых, это укрепляет связь между членами команды, что ведет к повышению производительности. А во-вторых, под руководством осведомленной и осознанной команды бизнес будет только процветать.

Один из методов обучения, который я считаю наиболее эффективным — менеджмент с открытыми картами. Разрешая членам команды принимать участие в принятии решений, которые касаются ведения бизнеса, Вы не только повышаете их ответственность, но и даете им возможность почувствовать себя более значимым в делах клиники.

Определение термина «менеджмент с открытыми картами»

Что же такое этот «менеджмент с открытыми картами»? Согласно BusinessDictionary.com это: Философия вовлечения всех работников предприятия в повышение его успешности, путем доступности всей финансовой информации по проектированию, планированию и производству фирмы для всех ее членов.

Менеджмент с открытыми картами строится на 4 основных принципах:

1 . Обучение всех сотрудников основам бизнеса, чтобы они были осведомлены в том, как вести бизнес и как разбираться в финансовой отчетности

2. Такая осведомленность дает им возможность грамотно сокращать расходы и повышать качество услуг

3. Отношение к своим сотрудникам как к деловым партнерам с равными правами

4. Справедливое вознаграждение сотрудников для блага фирмы.

Плюсы менеджмента с открытыми картами

Члены команды обычно видят поступление денег в фирму, но очень редко по-настоящему понимают на что они расходуются. Обучение о соотношении доходов и расходов — потрясающий урок. Это разрушает их впечатление о том, что денежных средств имеется в изобилии (хотя это не исключено) и показывает сколько на самом деле стоит собственный бизнес. Гэрри Глассман, СРА (аббрев. от англ. Certified Public Accountant — это высшая международная ступень квалификации финансового служащего, которая подтверждает его высокую подготовку и присуждается специалистам, прошедшим процесс сертификации и профессионального соответствия.),  руководитель отдела учета и управления финансами в фирме Burzenski & Company PC, специализирующейся на ветеринарных услугах, считает «Очень часто сотрудники не понимают сколько стоит содержать клинику и думают что владельцы гребут деньги лопатой, в то время, как это, как правило, вовсе не так. Они не имеют представления сколько стоит содержать клинику, и на какие нужды клиники уходят деньги.»

Идея распространения данных о финансах может испугать Вас или владельца клиники. Возможно и существует вероятность того, что приватная информация попадет к неверному человеку. Но прежде чем вы откажетесь от использования этой мощной программы обратите внимание на слова профессионального финансового менеджера (СРА) Кристена Майера, который сказал, что: «Распространение информации о финансовых данных между членами своей команды может помочь согласовать цели сотрудников с целями фирмы, что будет содействовать прочной однонаправленной командной работе.»

При выборе тех или иных данных которыми Вы собираетесь поделиться руководитель и владелец должны обсудить какими финансовыми материалами следует делиться. Помните, что только Вам выбирать, о чем сообщать своим сотрудникам, а о чем нет. Некоторые данные могут попадать в категорию, нежелательных к распостранению. Если Вы не желаете озвучивать реальные цифры, можно выражать данные в процентах общего, валового и чистого доходов. Если Вы собираетесь раскрывать информацию о заработной плате, Глассман рекомендует делать это «… основываясь на общей заработной плате и всегда в процентном соотношении к валовому доходу, а не сумме в валюте. Например: начисленная заработная плата составляет 40% от объемов продаж». Объединяя заработную плату в одну большую категорию рабочие понимают, как оплачивается их труд, без углубления в то, кто и сколько конкретно зарабатывает.

Возможно, Вы не хотите делиться финансовой отчетностью с каждым членом команды. Или возможно Ваша команда достаточно большая и сложно получить отдельные данные по каждому сотруднику. В таком случае, рассмотрите вариант обучения нескольких руководителей групп, которые будут управлять индивидуальными отделами.

Бухгалтерия может напугать сотрудников, которые не привыкли работать с финансовыми документами. Вы не должны загружать их абсолютно всеми данными о прибыли и убытках. Вместо того чтобы вводить их в курс дела постепенно подавая данные в сводном формате. Основной задачей является продемонстрировать соотношение доходов, и расходов — куда уходят деньги и как же управлять ими эффективней с помощью всей команды? Разделение всех данных на сегменты/категории облегчает их изучение и дает более конкретные материалы для работы.

Как заставить Вашу команду процветать с помощью открытого менеджмента

Ваша клиника не обогатится от раскрытия информации о ее финансах. Однако вывод финансовых данных наружу позвояет Вашим сотрудникам быть более сознательными в своей деятельности. Также теперь они смогут использовать технику и прочее обеспечение клиники более разумно, что поможет экономить деньги. В моей клинике, наша команда смогла сэкономить более 600$ в год просто высылая счета клиентам на почту, вместо того, чтобы печатать их. Электронная почта — бесплатная, и клиенты, как правило, должным образом оценивают электронный формат, а также — дополнительный бонус — в то же время мы сберегаем окружающую среду. 600$ не является значительной суммой в масштабах клиники, но копейка рубль бережет. Также боевой дух команды будет укреплен за счет осознания собственного вклада в нечто большее для фирмы. Не забывайте поощрять и поздравлять их за их достижения и успехи.

Для повышения мотивации, поставьте цель перед командой и стимулируйте их для достижения поставленной цели. Не забудьте определить временные рамки для достижения цели, достаточно короткие для поддержания высокого темпа роботы. Например, вы заметили повышение цен. Обсудите эти цифры с Вашей командой и поставьте задачу. Например, Вы хотели бы, снизить стоимость товара на 2% в течении следующего месяца. Продемонстрируйте команде, как снижение стоимости всего на 2% может превратиться в тысячи сэкономленных долларов. Есть целое множество способов сделать это и Ваша команда, безусловно, способна найти какое-нибудь оригинальное решение для более экономного расхода товарных запасов. Если цель уменьшить расходы на 2% достигается, команда должна получить вознаграждение, возможно, следует устроить обед для них или подарить подарочную карту в магазине на их выбор. Майер говорит, что «…система бонусов, связанных с прибылями и убытками компании способствует вовлечению сотрудников в процессы достижения целей компании, а также повышает их заинтересованность в содействии.»

Что же делать если период не был благополучным и финансовые отчеты вырисовывают не самую лучшую картину? Будет ли Ваша команда переживать о своей безопасности? Не будут если Вы убедите их в возможности улучшения положения, примите их идеи и обсудите финансовые перспективы в Вашей сфере деятельности и экономике в целом. Ваша презентация должна убедить их в стабильности и склонить их способствовать улучшению ситуации в фирме. Когда они поймут, что вы нуждаетесь в них и цените их, они присоединятся к Вам на пути к процветанию.

В целом, я знаю, что сотрудники ветеринарных клиник заботливые и чувствительные люди, одержимые страстью и желанием добиться успеха. И под Вашим чутким руководством они будут изучать всевозможные способы того, как можно помогать клиентам, пациентам и клинике. Менеджмент с открытыми картами, даже с представлением только ограниченных или общих данных, предоставляет сотрудникам еще один инструмент, для улучшения их производительности и качества работы.

Автор MARSHALL LIGER

Перевод с сайта veterinarypracticenews