Урок № 06*. Календарь предварительной записи.


Назад к оглавлению энциклопедии

Предварительная запись — эффективный инструмент рационального использования рабочего времени врача и времени клиента, ведь никто не любит ждать в очередях

В разделе Регистратура — Предварительная запись пациентов.

 

В календаре предварительной записи отражаются сотрудники для которых выполнены все условия:

  • В карте сотрудника стоит галочка «Разрешить предварительную запись»
  • Для сотрудника открыт доступ к организации и подразделению для которых производится предварительная запись

 

 

                                                         Видеопример — открываем календарь предварительной записи

У календаря предварительной записи есть настройки по умолчанию, но при необходимости их можно изменить в форме Настройки.

                                           Видеопример — открываем настройки календаря предварительной записи

Для того, чтобы в календаре предварительной записи отображалось только рабочее время клиники — указываем режим работы. Если у клиники несколько подразделений, то каждое из них может иметь собственный режим.
 Если клиника работает круглосуточно оставьте это поле пустым.
Следующий раздел настроек состоит из списка пунктов. Галочкой выбираем пункт для установки соответствующих настроек.
  • Пункт «Выбирать автоматически по авторизации» используется при наличии нескольких подразделений/клиник. Что бы выбрать другую клинику или все сразу — галку нужно снять. С ней вы видите только расписание своего филиала. Если у вас клиника пока одна — эта настройка вам не важна
  • Галочка в настройке «Отбирать врачей по графику работы» — показывает в календаре на каждую дату только тех врачей, которые в этот день работают по заполненному графику дежурств. Если графики работы по сотрудникам не заполняются, галочку нужно снять.
  • Отсутствие галочки в этой настройке позволяет самому выбирать к каким врачам можно делать запись не зависимо от графика.
  • Довольно часто возникают ситуации, когда клиент пришел на прием раньше назначенного времени и врач его принял и завершил посещение. Время, на которое был записан пациент — освобождается и можно записать другого пациента. Аналогичная ситуация с отмененными записями. В связи с этим, можно настроить видимость данных записей администратору.

Обратите внимание — мы продолжаем урок на стандартных настройках.

Виды предварительной записи это те же  виды обращений, которые мы проходили в Уроке № 3  .
Каждому виду можно присвоить фиксированную продолжительность и обозначить своим цветом.
При оформлении записи клиента на прием всегда указывается вид предварительной записи, при этом  в календаре врача бронируется время и строка приема отмечается заданным цветом.
В программу уже внесены некоторые виды. В зависимости от потребностей Вашей клиники мы рекомендуем создать список видов посещений, который отвечает вашим потребностям, указать для них базовую продолжительность и присвоить отличительный цвет.
Вот пример видов приема клиники:
  
Так список выглядит при заполнении формы предварительной записи (при нажатии кнопки «Показать все»)
Сохраняем настройки кнопкой «Сохранить» и возвращаемся в календарь предварительной записи

 В календарь по умолчанию открывается на текущей дате.  Время которое уже истекло выделено желтым цветом.  Шаг предзаписи = 15 минут.  Свободное рабочее время в графике врача  для записи, отмечено пастельным цветом с бледной надписью названия клиники.

Клиент у которого уже есть карта

Для того чтобы выполнить запись на прием для клиента, у которого уже есть карта,  нужно:
  1. кликнуть в свободное рабочее время в колонке нужного специалиста — откроется форма предзаписи
  2. выбрать при помощи поиска карту пациента (аналогично с постановкой в очередь в регистратуре)
  3. заполнить служебную информацию — вид обращения и комментарий (данные о враче, дне и времени приема уже подтянулись из выбранного в календаре окошка для записи)
  4. подтвердить запись
Чтобы выполнить запись на другой день — сверху кликните в нужную дату на календарной линейке и выберите подходящее клиенту время у свободного дежурного специалиста.

Видео пример оформления записи на выбранные клиентом день и время к дежурному врачу

Новый клиент (без карты)

Для нового клиента, у которого еще нет созданной карты, можно оформить запись с созданием карты или только Талон, на предварительную запись. Талон полезен при записи по телефону, часто такие клиенты не приходят и картотека наполняется пустыми картами.  При создании талона, карта в картотеке не создается, ее нужно будет создать, когда пациент физически появится в клинике.
Создаем карту из формы предварительной записи, используя соответствующие кнопки.
Заполняем карту, указываем минимальный набор контактных данных для связи с клиентом (обычно достаточно телефона чтобы перезвонить и напомнить о приеме).
Для создания карты (надежным клиентам)  и оформления записи жмем кнопку «Создать карточку и оформить запись» — в этом случае карта будет создана и появится в картотеке.
 Для оформления Талона на запись без создания карты жмем кнопку «Оформить запись» — в этом случае будет создана только предварительная запись без сохранения карты пациента в картотеке.

                         Видеопример создания талона предварительной записи (без создания карты)

Запись к конкретному специалисту

Для записи на прием к конкретному специалисту выбираем врача на панели слева и открываем именно его график для согласования с клиентом удобной даты. Кликом в нужную дату открываем день для оформления записи. Выполняем запись как уже было показано выше.

 

Отображение предварительной записи на рабочем столе Приема по регистрации

 

На рабочем столе Регистратуры есть специальное окно для отображения предварительной записи. Оно находится в нижней части экрана. В нем отображаются все  пациенты, которые записаны на прием в соответствии с настройками отображения.

Настройки отображения

Настройками задается:

  • диапазон отображения предварительной записи (в окне отображается предварительная запись в заданном диапазоне)
  • время напоминания до начала запланированного приема — в этом диапазоне запись будет выделена красным цветом (это время когда нужно напомнить клиенту о записи).

Перенос клиента из формы предзаписи в текущую очередь

Когда клиент по предзаписи приходит в клинику администратор переносит его в Текущую очередь специальной кнопкой со стрелкой. Если запись ошибочно перенесена — выберите ее из списка в текущей очереди и опустите в окно предзаписи при помощи кнопки с «голубой стрелкой вниз».

Обзвон клиентов, работа с отказом, перенос/отмена

Предзапись, окрашенная красным, дает сигнал администратору связаться с клиентом и напомнить ему о приеме. Диапазон времени напоминания для каждой клиники выставляется индивидуально с учетом того, что если клиент забыл о приеме, после контакта с администратором, он должен успеть добраться до клиники вовремя.

 

Двойным кликом в предзапись открывается ее форма, где виден контактный телефон для связи с клиентом

В зависимости от полученной от хозяина информации предварительная запись может остаться неизменной, перенестись на другое время/день или отмениться.
В случае если клиент не может прийти в клинику в назначенное время мы рекомендуем ему напомнить о важности лечения и предложить перенести запись на более удобное время.

Перенос предзаписи

Для переноса предварительной записи откройте личный календарь врача
Выберите из свободного рабочего времени нужные дату/время удобные клиенту и кликните в ячейку на пересечении
Новые время и дата подтянутся в предзапись автоматически. Сохраните измененные параметры.

                                              Видеопример переноса предварительной записи

 

Отказ от предзаписи

Если клиент окончательно отказался от посещения клиники — оформляется отказ

 

В случае отказа от записи уточните у клиента причину, и зафиксируйте ее в специальной форме оформления отказа. В будущем Вы сможете анализировать отказы клиентов, чтобы улучшить работу клиники.

 

Видеопример оформления отказа

Также отказ с указанием причины можно оформить не открывая форму предзаписи. Для этого выберите клиента в списке предзаписи и нажмите кнопку «Отмены» затем заполните форму отказа и нажмите «ОК».
 

 

Оформление предзаписи из регистратуры

 

Прямо из регистратуры с помощью специальной кнопки оформляется предварительная запись.

 

В форме предзаписи выбирается карта из картотеки или создается новая (как и в календаре предзаписи), заполняется вид обращения, выбирается лечащий врач и подбирается время из его рабочего календаря.

Вы можете сформировать и при необходимости распечатать отчет о предварительной записи на конкретную дату или период по каждому врачу

Устанавливаем параметры отбора — период и сотрудника,  нажимаем кнопку «Создать». Для вывода на печать используем кнопку принтера.

В отчете предзаписи из регистратуры отображаются предварительно записанные, а также те клиенты, которые стоят в текущей очереди и ожидают приема.

 

В календаре предварительной записи также есть кнопка вызова формы отчета. Однако в отчет попадает только предварительная запись.
 

  • С этого момента и в дальнейшем оформляйте предварительную запись клиента используя календарь предварительной записи и специальные поля на рабочем столе Регистратуры.
  • Напоминайте клиентам о записи на прием и в случае изменения планов клиента оформляйте перенос или отмену предзаписи.
  • Перенесите все свои предварительные записи из журналов и тетрадей в полном обьеме.

 

Подробней о работе с календарем предварительной записи:

Как начать работу с календарем предварительной записи

Настройка календаря предварительной записи

Версия для печати


Top